Questions
Peut-on faire l’état des lieux par procuration ?
4 min de lectureMis à jour le Sources officielles citées
Un déplacement impossible, un bailleur éloigné, un locataire retenu ailleurs : la présence physique n’est pas toujours réalisable le jour du rendez-vous. La loi anticipe cette situation en permettant la représentation. Ce guide explique comment réaliser un état des lieux par procuration, à l’entrée comme à la sortie.
En bref
Oui. L’état des lieux peut être réalisé par **procuration** : chaque partie peut se faire **représenter** par un **mandataire** muni d’un mandat écrit. Ce représentant participe au constat, formule les observations et **signe** le document au nom de la partie. Le caractère contradictoire est ainsi préservé.
Ce que prévoit la loi
L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que l’état des lieux est établi et signé par les parties ou leurs mandataires. Autrement dit, une partie qui ne peut pas être présente peut confier ce rôle à un tiers. La procuration, ou mandat écrit, est l’instrument qui organise cette représentation.
La procuration ne prive pas l’état des lieux de sa nature contradictoire : le représentant est présent au nom de la partie, vérifie les constats, formule des observations et signe. Le document conserve donc toute sa valeur de référence pour la comparaison entrée-sortie.
Qui peut être mandataire ?
Le choix du représentant est libre, tant qu’il dispose d’un mandat. Côté bailleur, c’est souvent une agence ou un professionnel chargé de la gestion, qui agit en vertu de son mandat de gestion. Côté locataire, un proche ou une personne de confiance peut être désigné pour se rendre au rendez-vous.
- Une agence ou un mandataire de gestion, pour le compte du bailleur.
- Un proche ou une personne de confiance, pour le compte du locataire.
- En colocation, un colocataire mandaté pour représenter les autres.
Comment établir la procuration ?
La procuration prend la forme d’un écrit par lequel une partie autorise un tiers à la représenter pour l’état des lieux. Elle identifie le mandant, le mandataire et l’objet du mandat. Mieux vaut la préparer avant le rendez-vous et la présenter le jour du constat, afin que l’autre partie puisse en vérifier l’existence.
Le mandataire agit ensuite comme la partie l’aurait fait : il examine le logement, consigne les éventuelles réserves et signe l’état des lieux. Sa signature engage la partie représentée, au même titre qu’une signature directe.
Procuration à l’entrée et à la sortie
La représentation vaut pour les deux états des lieux : celui de la remise des clés, à l’entrée, et celui de la restitution des clés, à la sortie. Une partie peut être présente à l’un et représentée à l’autre, selon ses disponibilités.
Une fois signé par le mandataire, l’état des lieux est annexé au bail comme n’importe quel état des lieux, et chaque partie en conserve un exemplaire. La comparaison de sortie s’effectue ensuite dans les mêmes conditions.
Documenter le constat
Comme pour tout état des lieux, les photos datées ne sont pas imposées par la loi mais constituent une bonne pratique. Le mandataire a intérêt à en prendre pour documenter l’état constaté, notamment lorsqu’il représente une partie absente qui n’a pas vu le logement de ses yeux.