État des lieux : le guide du propriétaire (bailleur)

Les obligations du bailleur

L’état des lieux est établi de façon contradictoire à l’entrée et à la sortie, puis annexé au bail, en application de l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. Le bailleur ne peut donc pas le rédiger seul et l’imposer : le locataire participe à sa réalisation et le signe. Ce caractère partagé est ce qui donne sa force au document.

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 précise les mentions obligatoires : type d’état des lieux, date, localisation du logement, identité des parties et des mandataires, relevés des compteurs le cas échéant, nombre de clés, description précise pièce par pièce des sols, murs, plafonds et équipements, puis signatures. L’état des lieux peut être établi sur support papier ou électronique.

Décrire précisément à l’entrée

La qualité de l’état des lieux de sortie dépend directement de la précision de celui d’entrée. Un descriptif détaillé, pièce par pièce, est le meilleur moyen d’établir plus tard ce qui relève d’une dégradation. À l’inverse, une description sommaire fragilise le bailleur : sans point de comparaison précis, il devient difficile de démontrer qu’un défaut est apparu pendant la location.

• Décrivez l’état des sols, murs, plafonds et équipements de chaque pièce, avec un vocabulaire précis.
• Notez le relevé des compteurs lorsque c’est pertinent et le nombre de clés remises.
• Vérifiez que l’identité des parties et des éventuels mandataires figure clairement.
• Faites signer le document par les deux parties et annexez-le au bail.

Le complément du locataire et les photos

Le locataire peut demander un complément à l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours suivant sa réalisation. Le bailleur doit intégrer cette demande légitime : elle fait partie de l’équilibre du dispositif. Par ailleurs, les photos datées ne sont pas imposées par la loi, mais elles sont une bonne pratique. Prises de façon contradictoire, elles renforcent la description écrite, l’horodatage ayant une valeur simplement indicative.

Comparer l’entrée et la sortie

À la sortie, l’état des lieux reprend les mêmes rubriques et ajoute la nouvelle adresse du locataire ainsi que la date de l’état des lieux d’entrée, afin de permettre la comparaison. C’est ce rapprochement méthodique, pièce par pièce, qui détermine ce que le bailleur peut légitimement mettre à la charge du locataire.

La distinction centrale est celle entre vétusté et dégradation. L’article 4 du décret de 2016 rappelle la notion d’usure normale : elle reste à la charge du bailleur et ne peut pas justifier une retenue. Une grille de vétusté peut être utilisée pour objectiver cette usure, mais elle demeure facultative. Seules les dégradations imputables au locataire sont facturables.

Les retenues sur le dépôt de garantie

Le dépôt de garantie, encadré par l’article 22 de la loi du 6 juillet 1989, est plafonné à un mois de loyer hors charges en location vide et à deux mois en meublé. Le bailleur peut y prélever de quoi couvrir les manquements du locataire, mais uniquement sur justificatifs : devis ou factures correspondant aux réparations à réaliser ou déjà effectuées.

Les réparations locatives relevant du locataire sont listées, à titre indicatif, par le décret n° 87-712 du 26 août 1987. Cette liste aide à distinguer l’entretien courant, à la charge du locataire, de ce qui incombe au bailleur. En l’absence de justificatif, une retenue reste fragile et exposée à la contestation.

Respecter les délais de restitution

Le délai de restitution part de la remise des clés et dépend du résultat de la comparaison des états des lieux. Le respecter est une obligation dont le non-respect est sanctionné.

En copropriété, le bailleur peut conserver une provision plafonnée à 20 % du dépôt dans l’attente de l’arrêté annuel des comptes, puis régulariser le solde. La majoration en cas de retard ne s’applique toutefois pas si le locataire n’a pas communiqué sa nouvelle adresse.

Qui paie et le cas du désaccord

Quand un professionnel tiers réalise l’état des lieux d’entrée, la part mise à la charge du locataire est plafonnée à la moitié des frais et à un plafond réglementaire au mètre carré. En revanche, l’état des lieux de sortie ne peut jamais être facturé au locataire : le bailleur doit en assumer le coût.

En cas de désaccord empêchant la signature d’un état des lieux commun, celui-ci peut être établi par un commissaire de justice. Les frais sont partagés par moitié, selon un tarif réglementé, avec un avis d’au moins 7 jours avant le constat. Cette voie sécurise la suite, notamment le décompte du dépôt de garantie.

Les bonnes pratiques côté bailleur

• Soignez la description d’entrée : c’est votre principale sécurité pour la sortie.
• Constituez et conservez des photos datées, contradictoires, à l’entrée comme à la sortie.
• Appuyez chaque retenue sur un justificatif et sur la comparaison précise des états des lieux.
• Distinguez clairement usure normale et dégradation avant toute retenue.
• Respectez le délai de restitution et régularisez la provision de copropriété après l’arrêté des comptes.