Méthode
État des lieux : à imprimer ou numérique ?
4 min de lectureMis à jour le Sources officielles citées
Faut-il imprimer son état des lieux ou le garder au format numérique ? La loi laisse le choix : les deux supports sont admis. Le vrai sujet n’est pas la validité, mais le confort et la conservation. Voici ce que dit le texte, les atouts de chaque option, et comment générer un PDF que vous imprimez ou archivez selon vos préférences.
En bref
Le décret n° 2016-382 admet l’état des lieux sur papier ou sous forme électronique : imprimer ou rester numérique, c’est au choix des parties. Le plus simple est de générer un PDF en ligne, gratuitement et sans inscription, puis de l’imprimer en autant d’exemplaires que de parties ou de le conserver au format électronique.
Ce que dit la loi sur le support
L’article 3 du décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 prévoit que l’état des lieux (EDL) est établi sur un support papier ou sous forme électronique. Autrement dit, imprimer n’est pas obligatoire, et rester numérique non plus : les parties choisissent. Ce qui reste imposé, ce sont les mentions obligatoires, le caractère contradictoire et la remise d’un exemplaire à chaque partie.
Les atouts du papier
Le papier rassure ceux qui préfèrent signer un document physique et le ranger dans un dossier. Il ne dépend d’aucun appareil pour être relu et se prête bien à une signature manuscrite sur place. En revanche, il faut prévoir autant d’exemplaires que de parties, penser à l’imprimante, et le papier se perd ou s’abîme plus facilement avec le temps.
Les atouts du numérique
Le format numérique évite l’impression et facilite l’archivage : un PDF se retrouve, se duplique et se transmet en quelques secondes. Les photos y sont intégrées directement, ce qui rassemble tout dans un seul fichier. Il faut simplement veiller à conserver le document et à en remettre un exemplaire à chaque partie, comme pour le papier.
| Critère | À imprimer | Numérique |
|---|---|---|
| Validité | Admise | Admise |
| Signature | Manuscrite sur place | Selon le choix des parties |
| Photos | Jointes à part | Intégrées au PDF |
| Conservation | Dossier papier | Fichier PDF archivé |
| Exemplaires | Un par partie à imprimer | Un fichier remis à chacun |
Générer un PDF, puis choisir
Le plus souple est de commencer par générer un PDF. Sur EtatDesLieuxPDF.fr, vous remplissez la trame en direct, l’état de chaque élément se choisissant en un tap parmi « Neuf », « Bon », « Usage » ou « Mauvais ». L’outil produit un PDF déjà rempli, avec couverture et emplacements de signatures. Vous pouvez ensuite l’imprimer en autant d’exemplaires que de parties, ou le conserver au format électronique.
- un outil gratuit, sans inscription ;
- un traitement dans le navigateur, sans envoi de données ;
- un PDF réutilisable à l’entrée puis à la sortie ;
- le choix, à la fin, d’imprimer ou d’archiver.
Comment bien conserver le document
Quel que soit le support, l’état des lieux est annexé au bail et doit être conservé jusqu’à la fin de la location, car il servira de référence à la sortie. Sur papier, rangez-le avec le bail ; en numérique, sauvegardez le PDF à un endroit sûr et transmettez son exemplaire à chaque partie.