Questions
L’état des lieux peut-il être signé électroniquement ?
4 min de lectureMis à jour le Sources officielles citées
La signature électronique s’est généralisée dans de nombreux actes de la vie courante. Reste à savoir si elle s’applique à l’état des lieux, document annexé au bail et servant de référence lors de la restitution du dépôt de garantie. Ce guide fait le point sur ce que permettent réellement les textes.
En bref
Oui. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 admet l’état des lieux sous **forme électronique**, au même titre que le support papier. La **signature électronique** des deux parties est donc possible, à condition que le document reste **contradictoire**, précis et qu’un exemplaire soit remis à chaque partie.
Ce que disent les textes
L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 impose un état des lieux contradictoire, établi amiablement par les parties, signé et annexé au bail, en autant d’exemplaires que de parties. Il précise que le document peut être établi sur support papier ou électronique.
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, qui fixe les mentions obligatoires et les modalités d’établissement, admet la forme électronique. Autrement dit, un état des lieux réalisé et signé par voie électronique répond aux mêmes exigences qu’un document papier, dès lors que son contenu est complet et contradictoire.
Les conditions à respecter
Choisir la signature électronique ne dispense d’aucune des exigences de fond. Le document doit permettre à chaque partie d’observer, de commenter et de valider l’état constaté, pièce par pièce.
- La description doit rester précise, pièce par pièce, avec les mentions obligatoires du décret.
- Les deux parties doivent signer, locataire et bailleur (ou son représentant).
- Chaque partie doit recevoir un exemplaire du document signé.
- L’état des lieux signé est annexé au bail et conservé.
La forme électronique facilite la conservation et le partage du document, mais elle ne remplace pas un constat sérieux : un état des lieux signé électroniquement mais imprécis reste un mauvais état des lieux.
Entrée et sortie : la comparaison reste la clé
Le décret organise la comparaison entre l’état des lieux d’entrée et celui de sortie. Que les documents soient papier ou électroniques, c’est cette comparaison qui permet d’apprécier d’éventuelles dégradations et de justifier, le cas échéant, des retenues sur le dépôt de garantie.
Il est donc préférable d’utiliser le même support à l’entrée et à la sortie, ou à tout le moins de conserver les deux documents de façon à pouvoir les rapprocher aisément.
En pratique
Que vous optiez pour le papier ou l’électronique, l’essentiel est de produire un document exploitable, signé et conservé par chacun. Notre modèle d’état des lieux est un document indicatif, structuré par pièce, qui peut être complété puis signé sur l’un ou l’autre support.