Qui conserve l’état des lieux ?

Un exemplaire pour chaque partie

L’état des lieux est établi de façon contradictoire, c’est-à-dire en présence du locataire et du bailleur (ou de leurs représentants), puis annexé au bail conformément à l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. Chacune des parties en conserve un exemplaire, signé.

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 encadre le contenu du document : description pièce par pièce, remise des clés, relevés de compteurs le cas échéant. Cet état sert de base à la comparaison entre l’entrée et la sortie ; il est donc essentiel que chaque partie en dispose.

Pendant combien de temps le conserver ?

L’état des lieux d’entrée doit être conservé pendant toute la durée de la location. C’est lui qui sera comparé à l’état des lieux de sortie pour apprécier d’éventuelles dégradations.

Il est prudent de le garder encore quelque temps après le départ, tant que la restitution du dépôt de garantie n’est pas définitivement réglée.

Le cas de la gestion par un mandataire

Lorsque le logement est géré par un professionnel mandaté par le bailleur, c’est ce mandataire qui conserve l’exemplaire du bailleur et le tient à disposition. Le locataire, lui, garde toujours son propre exemplaire.

Quelle que soit la personne qui réalise l’état des lieux, le principe reste le même : le document est contradictoire et remis à chaque partie.

Pourquoi c’est important

À la sortie, la comparaison entre les deux états des lieux détermine si des retenues peuvent être opérées sur le dépôt de garantie. Sans l’état des lieux d’entrée, cette comparaison devient difficile, au détriment de la partie qui ne peut pas le produire.

• Le locataire s’en sert pour démontrer l’état du logement à son arrivée.
• Le bailleur s’en sert pour justifier, sur pièces, d’éventuelles dégradations.
• Les deux parties y trouvent une base commune, datée et signée.