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Que faire si on a perdu son état des lieux ?
4 min de lectureMis à jour le Sources officielles citées
Égarer son exemplaire de l’état des lieux inquiète souvent à l’approche de la sortie. La situation est pourtant rarement bloquée, car le document est établi en plusieurs exemplaires et annexé au bail. Cette page explique comment le récupérer et comment se prémunir à l’avenir.
En bref
Perdre son exemplaire de l’état des lieux n’efface pas le document : il est établi de façon contradictoire, signé par les deux parties et annexé au bail. L’autre partie en détient donc un exemplaire. La première démarche consiste à en demander une copie au bailleur, à l’agence ou au locataire. Conserver l’état des lieux avec le bail, sous forme papier ou électronique, évite ce désagrément.
Un document rarement perdu pour de bon
L’état des lieux est prévu par l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. Il est contradictoire, signé par le bailleur et le locataire, puis annexé au bail. Cette mécanique a une conséquence rassurante : le document existe en plusieurs exemplaires et il est rattaché au contrat de location.
Perdre son propre exemplaire ne signifie donc pas que l’état des lieux a disparu. L’autre partie en détient normalement une copie, et le document figure en annexe du bail que chacun a conservé.
Les démarches pour récupérer une copie
La marche à suivre est simple et amiable. Il s’agit de solliciter la personne ou l’organisme susceptible de détenir un exemplaire du document.
- Demander une copie au bailleur ou à l’agence qui gère le logement.
- Si vous êtes bailleur, solliciter le locataire, qui a signé et reçu son exemplaire.
- Rechercher le document dans les annexes du bail, sous forme papier ou dans vos fichiers numériques.
Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 admet la forme électronique. Lorsque l’état des lieux a été établi ou signé numériquement, il est souvent possible d’en retrouver une version dans les courriels ou l’espace en ligne utilisé lors de la signature.
Formaliser la demande si nécessaire
Si la demande verbale reste sans suite, il est préférable de la formuler par écrit, par exemple par courriel, en rappelant la date d’entrée et l’adresse du logement. Cela laisse une trace de la démarche et facilite la recherche par l’autre partie.
Cette étape est particulièrement utile à l’approche de la sortie, car l’état des lieux d’entrée servira de point de comparaison pour le règlement du dépôt de garantie. Disposer du document en amont évite les tensions le jour de la restitution.
Éviter le problème à l’avenir
La meilleure protection reste la conservation. Gardez l’état des lieux avec le bail, du premier au dernier jour de la location, et conservez-en si possible une copie numérique. Un simple scan ou une photo lisible du document suffit à disposer d’une sauvegarde.
Cette habitude vaut pour l’entrée comme pour la sortie, ainsi que pour les éventuelles annexes, comme l’inventaire du mobilier en meublé ou les photos partagées. Un dossier complet et conservé rend la sortie beaucoup plus sereine.